De quem é o código e os dados do seu sistema? O que perguntar antes de contratar
Por Pedido Ativo · · 6 min de leitura
Resposta rápida
Os dados são sempre da sua empresa, e isso precisa estar escrito no contrato junto com o direito de exportá-los a qualquer momento em formato aberto. Quanto ao código, depende do que foi combinado: em software sob medida o razoável é que você tenha acesso ao código do seu sistema e possa levá-lo para outro fornecedor. Antes de contratar, pergunte também em nome de quem ficam o domínio, o servidor e as contas de serviços externos. Quem não faz essas perguntas descobre a resposta no pior momento.
A história se repete. A empresa contrata um sistema, a relação com o fornecedor esfria e, na hora de sair, descobre que não tem o código, não consegue exportar os dados e o domínio está no nome de outra pessoa. O sistema funcionava. O que faltou foi uma conversa de quinze minutos antes de assinar.
Dados: são seus, e isso tem que estar escrito
Cadastro de cliente, histórico de venda, financeiro, documentos. Tudo isso é patrimônio da sua empresa, e parte disso é dado pessoal pelo qual você responde perante a lei de proteção de dados. O fornecedor guarda e processa em seu nome. Não é dono.
O contrato deve garantir três coisas:
- Exportação completa a qualquer momento, em formato aberto, como CSV ou cópia do banco de dados.
- Entrega dos dados no encerramento do contrato, com prazo definido.
- Exclusão das cópias do fornecedor depois da entrega, com confirmação por escrito.
Código: os modelos que existem
Em sistema pronto, por assinatura, o código é do fabricante e sempre será. Você aluga o uso. Está certo, desde que os dados sejam exportáveis.
Em software sob medida há variações. Em uma ponta, o código é entregue e pertence a você. Na outra, o fornecedor mantém a propriedade e licencia o uso enquanto durar a mensalidade. No meio, modelos em que você tem o código do que foi feito para você, e o fornecedor mantém componentes próprios que reaproveita em vários clientes. Nenhum modelo é errado. Errado é não saber em qual você está.
Pergunte de forma direta: se eu encerrar o contrato, saio com o quê? Um sistema rodando em outro servidor, o código para outro programador continuar, ou só uma planilha com os dados? A resposta muda o valor real do que você está comprando.
Domínio, servidor e contas: o patrimônio esquecido
O endereço do seu site e do seu sistema deve estar registrado no CNPJ ou no CPF do dono da empresa. Nunca no nome do fornecedor, do sobrinho ou do antigo funcionário. O mesmo vale para contas em serviços externos: meio de pagamento, envio de mensagem, emissor de nota, loja de aplicativos.
O servidor pode ficar na conta do fornecedor, e isso costuma ser mais prático, porque é ele quem cuida. Mas o contrato precisa dizer como se faz a transferência se um dia você quiser sair.
As perguntas para fazer antes de assinar
- Consigo exportar todos os meus dados sozinho, hoje, sem pedir para ninguém?
- Se o contrato acabar, o que exatamente eu levo comigo?
- O código fica guardado onde, e eu tenho acesso a esse repositório?
- Em nome de quem estão o domínio e as contas de serviços externos?
- Onde ficam os backups e quem consegue restaurá-los?
- Quem na sua equipe tem acesso aos meus dados, e como esse acesso é controlado?
- Se a sua empresa fechar, o que acontece com o meu sistema?
Fornecedor sério responde isso sem desconforto. Resposta vaga já é uma resposta.
Nossas respostas para essas perguntas estão publicadas na página de segurança.
Vale também olhar para dentro. Muita empresa tem o problema inverso: o acesso de administrador está com um funcionário antigo, a senha do registro do domínio está num e-mail que ninguém abre, a conta do meio de pagamento foi criada no CPF de um ex-sócio. Faça um inventário simples, numa folha: cada serviço que a empresa usa, em nome de quem está, quem tem a senha e como se recupera o acesso. Guarde esse inventário em lugar seguro e revise uma vez por ano.
Como é uma saída saudável
Imagine uma clínica que decide trocar de fornecedor depois de três anos. No cenário saudável, ela avisa com antecedência, recebe a cópia do banco de dados e o código, o domínio já está no nome dela, e o novo fornecedor sobe o sistema em outro servidor num fim de semana. O paciente nem percebe.
No cenário ruim, a clínica fica meses refém, pagando mensalidade por um sistema que não quer mais, porque sair significaria perder o histórico de atendimento. A diferença entre os dois cenários foi decidida no dia da contratação.
Mais sobre como contratamos e o que fica com o cliente em dúvidas frequentes.
Se você já tem um sistema e não sabe responder essas perguntas sobre ele, fale com a gente no diagnóstico grátis. A gente ajuda a mapear o que é seu e o que precisa ser regularizado.